Agendamento
Agendamento automático pelo WhatsApp, só com horário que existe
Marcar por mensagem costuma virar um vaivém de horários que já estão ocupados. Na DizAI, o assistente e o menu oferecem só o que a agenda tem livre e pedem confirmação. O horário marcado entra na ficha do cliente, nos lembretes e nas análises da agenda.
Como funciona
O paciente pede um horário
Pelo WhatsApp ou pelo chat do site, com as palavras dele. O assistente entende o pedido e pergunta o que falta, como o serviço.
A agenda calcula o que está livre
Entram a jornada do profissional, a duração do serviço com os intervalos, os bloqueios da clínica, as folgas e os agendamentos que já existem.
O paciente escolhe e confirma
O assistente mostra as opções e pede confirmação. Só depois disso o horário entra na agenda, e o paciente recebe a confirmação na conversa.
A equipe vê no painel
O agendamento aparece na agenda do dia, da semana e do mês, com filtro por profissional.
O que a DizAI faz no agendamento
Sem horário duplicado
- O problema
- Duas conversas ao mesmo tempo podem prometer o mesmo horário.
- O que a DizAI faz
- Antes de gravar, a DizAI confere de novo se o horário continua livre para aquele profissional. Se alguém marcou antes, o horário ocupado não é usado.
- O limite
- Encaixe fora da jornada ou num bloqueio só a equipe faz, pelo painel, e fica registrado. Em cima de outro agendamento, nem a equipe encaixa.
Menu de agendamento sem IA
- O problema
- Nem toda clínica quer um assistente conversando com o paciente.
- O que a DizAI faz
- O menu guia o paciente por passos, sem IA. Serviço, profissional, dia, horário e confirmação, com a mesma agenda do assistente.
- O limite
- A clínica monta o menu e inclui a opção de agendamento.
Remarcar e cancelar pelo WhatsApp
- O problema
- Quem precisa desmarcar e não consegue, muitas vezes simplesmente falta.
- O que a DizAI faz
- O paciente remarca ou cancela pelo WhatsApp, com o assistente ou com o menu, e sempre confirma antes da mudança.
- O limite
- Só para o número que está na ficha do cliente, e respeitando a antecedência mínima para mudanças. No chat do site, o assistente não remarca nem cancela.
Antecedência mínima
- O problema
- Um agendamento para daqui a 20 minutos desorganiza a recepção.
- O que a DizAI faz
- A clínica define a antecedência mínima para marcar e para mudar um horário. O assistente só oferece o que respeita essa regra.
- O limite
- A antecedência é configurada em cada assistente.
Confirmação também por e-mail
- O problema
- Nem todo paciente guarda a mensagem com o horário.
- O que a DizAI faz
- Quem tem e-mail na ficha recebe a confirmação do agendamento, da remarcação e do cancelamento também por e-mail.
- O limite
- Só para quem tem e-mail cadastrado. O lembrete antes do horário sai pelo WhatsApp.
Por que o horário precisa sair da agenda
No agendamento automático pelo WhatsApp, o erro mais caro é oferecer um horário que não existe. O paciente aceita, aparece, e a profissional está de folga ou com outra pessoa. A recepção passa a manhã pedindo desculpas.
Por isso o assistente da DizAI não inventa horário. Ele pergunta à agenda, que é a mesma que a equipe usa no painel. A agenda leva em conta:
- a jornada de cada profissional, com o fuso da clínica;
- a duração do serviço e os intervalos antes e depois;
- os bloqueios da clínica, como feriados, e os do profissional, como folgas e compromissos;
- os agendamentos que já ocupam o horário;
- quais profissionais fazem cada serviço.
O que o assistente não faz
- Não marca sem a confirmação do paciente.
- Não oferece horário bloqueado, de folga ou já ocupado.
- Não remarca nem cancela no chat do site: lá, a mudança fica com a equipe ou com o WhatsApp.
- Não decide encaixe. Encaixe é decisão da equipe, no painel.
O que depende da clínica
- Cadastrar profissionais, serviços com duração e intervalos, jornadas, folgas e bloqueios.
- Dizer quais profissionais fazem cada serviço. Sem isso, todos os profissionais ativos entram como opção.
- Ligar o agendamento no assistente, ou montar o menu de agendamento.
- Definir a antecedência mínima para marcar e para mudar um horário.
- Conectar o WhatsApp da clínica. O chat no site é opcional: quem quiser colocá-lo adiciona o código do widget à página.
Perguntas frequentes
O paciente consegue escolher o profissional?
No menu, sim, porque ele pergunta com quem o paciente prefere. Com o assistente, o paciente escolhe o horário, e o profissional é o daquele horário livre.
A agenda se conecta ao Google Agenda?
Não há sincronização com outras agendas. A equipe pode exportar a agenda em CSV ou ICS e abrir o arquivo em outro calendário.
E se dois pacientes pedirem o mesmo horário?
A DizAI confere o horário de novo no momento de gravar. O segundo pedido não fica com o horário que acabou de ser ocupado.
Dá para fazer um encaixe?
Sim, pela equipe, no painel. Encaixe fora da jornada ou num bloqueio pede confirmação e fica registrado. Encaixe em cima de outro agendamento não é permitido.
Preciso usar IA para ter agendamento automático?
Não. O menu de agendamento funciona sem IA e usa a mesma agenda. A clínica escolhe o modo de cada canal.
A DizAI inteira
O agendamento é uma das áreas da DizAI. No mesmo ambiente estão o atendimento com IA, as vendas, o follow-up, as campanhas, as metas e os analytics. O horário marcado pelo assistente fica na ficha do cliente, ao lado da conversa e das oportunidades. Depois da sessão, a mesma agenda alimenta lembretes, regras de retorno e as análises de ocupação e comparecimento. A página da plataforma mostra como cada área se liga às outras e o que depende da clínica.
Conhecer a plataformaVeja a DizAI atendendo uma clínica
A Clínica Aurora é uma clínica de estética fictícia atendida pela DizAI. Converse com o assistente como faria um paciente, ou conte à equipe como a sua clínica trabalha hoje.